常用行政公文写作技巧

作者：知乎
一、报告
   （一）适用情况——适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
   （二）种类
按内容分——综合性报告、专题性报告
按定时与否分——定时性报告、随时性报告
按适用情况分——汇报工作的报告、反映情况的报告、答复询问的报告、报送材料的报 告
（三）结构及写法
１.标题：发文机关+发文事由+文种
——《铁道部关于 193 次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》 发文事由+文种
——《关于××河水质污染治理情况的报告》
２.主送机关
３.正文：报告原由（有时可以省略）
报告事项（这一部份是报告的主要内容）
报告结语（“特此报告”或“以上报告，请审阅。”）
４.生效标记：成文日期+印章
（四）写作要求
1.内容真实准确
2.汇报及时迅速
3.不夹带请示事项
二、请示
（一）适用情况——请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（二）种类——请求指示的请示（求示性请示）、请求批准的请示（求准性请示）
（三）结构及写法
１.标题：发文机关+发文事由+文种：
——《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》
发文事由+文种————《关于购买小轿车的请示》
２.主送机关：一般系上一级领导机关或上一级主管部门
３.正文：请示原由——请求指示的原因或请示批准的理由
请示事项——请求对什么作出指示或请求批准什么
请示结语——“请予指示”、“请予审批”、“妥否，请批复。”、“以上内容如无不妥，请批
准。”
４.生效标记：成文日期+印章
５.附注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话
[例文]
                                             ××市统计局关于拨款修复车库的请示
    ××市人民政府：
    我局原有 160m2 砖瓦结构车库（平房），因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。
经测算，共需资金 40 万元。因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复
车库，以解决车辆越冬之急需。
    请予审批
    附件：1.车库维修图纸
2.车库维修预算表
    （××市统计局印）
      二○○五年八月二十八日
     （联系人：×××，联系电话：××××××××）
三、意见
（一）适用情况——适用于对重要问题提出见解和处理办法
（二）种类：
按行文方向分——上行意见、平行意见、下行意见
按作用分——建议性意见、指导性意见
（三）结构及写法
１.标题：“发文机关+发文事由+文种”、“发文事由+文种”
《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》
２.主送机关：上行或平行的“意见”——其主送机关一般只写一个
下行“意见”——可一一写明，亦可泛称
３.正文：①开头——说明发文缘由——情况、问题、依据、目的、意义等
②主体——分成若干小点写，每一点概括一个小标题（或段旨句）
——分述目标任务、实施要求、措施办法或建议事项、见解看法
③结尾——呈转性意见：“以上意见如无不妥，请批转……执行”
呈报性意见：“以上意见供领导决策参考”，“以上意见供参考”
指导性意见：“以上意见，请结合实际情况贯彻执行”
４.生效标记：成文日期+印章
（四）写作要求
１.针对性要强
２.观点要鲜明
３.理由要充分
４.操作性要强
５.语言有分寸
四、批复
（一）适用情况——适用于答复下级机关的请示事项
（二）种类——解答问题的批复、批准事项的批复
（三）结构及写法
１.标题:发文机关＋发文事由＋文种
——《国务院关于丹东市设立边境经济合作区的批复》
发文机关＋发文事由＋受文机关＋文种
发文机关＋表态用语＋发文事由＋受文机关＋文种
受文机关:批复的受文机关只能是请示机关
２.正文：批复的依据——批复的起因和根据；
批复意见——对请示事项作出的具体回答和指示；
批复结语——一般为“此复”、“特此批复”、或“专此批复”
（亦可省略）
３.生效标记：成文日期+印章
[例文]
                                     国务院关于同意重庆市撤销长寿县设立重庆市长寿区的批复
       重庆市人民政府：
       你市《关于撤销长寿县设立长寿区的请示》（渝府文〔2001〕27 号）收悉。同意撤销长
寿县，设立重庆市长寿区，以原长寿县的行政区域为长寿区的行政区域。区人民政府驻凤城
镇。
长寿区的各类机构均要按照“精减、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你市自行
解决。
    （国务院印章）
     二○○一年十二月二十五日
                                                                           ××地区国税局
                                             关于解决重建城关区等 3 幢税务办公楼经费的批复
            ××县国税局：
          你局《关于解决重建城关区等 3 幢税务办公楼经费的请示》（×国税〔2005〕36 号）收 悉。经研究，同意拨款 80 万元用于重建 3 幢税务办公楼，你们务必专款专用，保证重建办 公楼的质量，并且使员工于今年年底前能正常办公。
此复
                                                                                                              （××地区国税局）
                                                                                                             二○○五年八月十八日
（四）写作要求
1．一请示一批复；
2．观点鲜明，意见明确，语气肯定；
3．要有针对性。
五、决定
（一）适用情况:
——决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤
销下级机关不适当的决定事项。
（二）种类
１.部署性决定
２.知照性决定
３.奖惩性决定
４.更改性决定
（三）结构及写法
１.标题：
“发文机关+发文事由+文种”
《国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》
主送机关：发文机关的下级机关
２.正文：
决定缘由——说明作出决定的目的、意义及根据
决定事项——阐明决定的具体内容和措施
篇段合一式——内容简单、文字不多的决定常用此法
条款式——内容较多的决定常用
分类式——就是把决定的事项分为若干类别来写
（在每一类别中还可以分若干小类）
条类结合式——就是用类别和条款相结合的写法写作决定的事项
决定结尾——发出号召或提出希望（或省略）
３.落款：成文日期+印章
                                          国务院关于 2000 年度国家科学技术奖励的决定
    各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
    为全面贯彻党的十五大关于“要建立一整套有利于人才培养和使用的激励机制”的精神， 推动科教兴国战略的实施，奖励为发展我国科学技术事业，促进我国国民经济和社会进步做 出突出贡献的科学技术人员，根据《国家科学技术奖励条例》的规定，国家科学技术奖励委员会严格评审和科技部审核，报请国家主席江泽民签署，授予吴文俊、袁隆平 2000 年度国 家最高科学技术奖；经国务院批准，同时授予“统一描述平衡与非平衡体系的格林函数理论 研究”等 15 项成果国家自然科学二等奖，授予……等 23 项成果国家技术发明二等奖，授予…… 等2项成果国家科学技术进步奖一等奖，授予……等228项成果国家科学技术进步奖二等奖， 授予美国科学家潘诺夫斯基和印度科学家库西中华人民共和国国际科学技术合作奖。
        全国科技工作者要向全体获奖者学习，刻苦钻研、勤奋工作、勇于创新，加强基础研究 和应用研究，发展高技术，促进科技成果产业化，全面提高我国科技创新能力和科学技术水 平，为推动我国经济结构调整和现代化建设不断提供强大的技术支持。
                                                                                                                  （国务院印）
                                                                                                            二○○一年五月二十九日
（四）决定的写作要求
１.要有政策或法律的依据
２.要符合客观实际
３.观点明确，表达准确
六、议案
（一）适用情况：
——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员
会提请审议事项。
（二）种类
１.立法性议案——法规性议案
《国务院关于提请审议<中华人民共和国对外贸易法（修订草案）>的议案》
２.决定性议案——重大事项议案
《国务院关于提请审议设立重庆直辖市的议案》
３.任免性议案——《国务院关于提请审议黄镇东等同志任免的议案》
（三）结构及写法
１.标题——“发文机关+发文事由+文种”——《国务院关于提请审议<中华人民共和国税
收征收管理法（草案）>的议案》
２.主送机关——审理议案的同级人民代表大会或其常委会。有时还要注明“届”“次”
３.正文——原由——提请审议批准事项的理由和依据
事项——提出要求审议的具体事项
结尾——（或）补充说明情况+祈请用语（或）直接提出请求——“请予审议”或“现提请
审议”
４.落款——签署————由政府机关首脑签署（职务+姓名）
成文日期——领导人签发提请审议的具体日期
                                                            国务院关于提请审议
                                   《中华人民共和国对外贸易法（修订草案）》的议案
       全国人民代表大会常务委员会：
       为了适应我国加入入世界贸易组织（WTO）的形势的需要，履行我国加入世界贸易组织 的有关承诺，充分运用 WTO 规则依法保护我国产业和市场，同时，根据我国对外贸易工作 的需要，国务院有关部门在总结经验、认真调查研究、广泛听取多方意见的基础上，拟订了 《中华人民共和国对外贸易法（修订草案）》。修订草案已经国务院常务会议讨论通过，现提 请审议。
                                                                                                 国务院总理温家宝
                                                                                              二○○三年十二月二日
（四）写作要求
１.写作前充分调查研究
——深入了解情况问题
——熟悉现行法规政策
２.议案事实准确，引据合理，建议具体，措施有力
３.一文一事
４.语言精练、庄重
七、通报
（一）适用范围
1、表彰先进
2、批评错误
3、传达重要精神或情况
（二）特点
1、典型性
2、时效性
3、教育性
（三）分类
1、表彰性通报
2、批评性通报
3、情况通报
（四）写作方法
总的要求：事实典型可靠，时机适合，态度严谨，用语准确。
1、标题
发文机关+发文事由+文种
发文事由+文种
文种
2、正文
“六要素”：人物、时间、地点、事由、原因、后果或影响。
（1）事迹（或错误）的发生经过；
（2）分析评议：意义影响或根源教训
（3）表彰或处理决定
（4）希望和要求
（情况通报：情况、分析评论、希望要求）
3、落款
八、通告
（一）适用范围：在一定范围内公布应当遵守和周知事项
（二）种类
1、告知性通告
《中国人民银行关于发行新版人民币 50 元劵和 5 角劵的通告》
2、规定性通告
《重庆市人民政府关于控制烟花爆竹销售燃放的通告》
（三）写作方法
1、标题
三要素齐全；省略发文机关；只标文种
2、正文
（1）通告原由
（2）通告事项
（3）结语
3、落款
（五）写作要求
1、依法发布
2、要求明确具体
3、语言通俗易懂
九、通知
（一）适用范围
1、批转下级机关的公文
2、转发上级机关和不相隶属机关的公文
3、发布规章
4、发布要求下级机关办理和有关单位周知或共同执行的事项
5、任免和聘用干部
（二）特点
1、时效性
2、执行性
3、知照性
4、指示性
（三）种类
1、规定性通知
2、会议通知
3、印发类通知
4、批转、转发通知
（四）写作要求
1、针对性强
2、理由充分
3、内容具体
（五）规定类通知的内容要素
1、根据和目的
2、通知事项
3、执行要求
（六）会议通知的内容要素
1、会议时间、地点
2、会议名称
3、参会人员
4、会议内容、目的
5、应作准备和其他事项
      按所供材料作文：
      重庆市人民政府拟于今年 7 月 18 日—21 日在渝州宾馆召开区、县（市）长工作会议，
专题研究并部署创建卫生文明城市活动。请按公文的要求，替市政府拟写一份会议通知。（600
字左右）
      参考例文：
                                                    重庆市人民政府关于召开
                                        全市区、县（自治县、市）长工作会议的通知
     各区、县（自治县、市）人民政府：
     为进一步搞好我市创建卫生文明城市的工作，使全市城市清洁卫生与直辖市的地位相适
应，市政府决定召开全市区、县（自治县、市）长工作会议，专题研究和部署全市创建卫生
文明城市活动。现将有关事宜通知如下：
     一、会议时间：
      2005 年 7 月 17 日下午报到，18 日—21 日开会，会期 4 天。
     二、会议地点：
     1、报到地点：渝州宾馆 2 号楼 101 室。
     2、开会地点：渝州宾馆 3 号楼底层大会议室。
    三、会议内容：
      总结交流全市创建卫生文明城市的经验，研究和部署进一步开展创建卫生文明城市的办 法和措施。
    四、参会人员：
       各区、县（自治县、市）分管城市卫生工作的区长、县（市）长一人。
    五、需带材料：
      各区、县（自治县、市）需准备本地区创建卫生文明城市经验材料，打印 80 份，以便 在会上交流。
      各区、县（自治县、市）接此通知后，请将参加会议人员名单于 7 月 10 日前报市政府 办公厅综合处。
       联系人：×××、×××
       联系电话：××××××××
                                                                                                       重庆市人民政府（印）
                                                                                                      二 OO 五年六月十五日
十、纪要
（一）适用范围
记载和传达会议情况和议定事项
（二）会议纪要与会议记录的异同
相同点：都是会议的产物，都能记载会议情况和议定事项。
不同点：
1、性质不同
2、内容不同
3、形式不同
4、发布方式不同
（三）作用
1、沟通情况
2、统一认识
3、布置工作
4、记载凭证
（四）版面格式
1、普通公文格式
2、特制版头
（五）种类
1、决策性会议纪要
2、协调性会议纪要
3、研讨性会议纪要
（六）写法
1、标题
（1）可不用标题（用纪要版头）
（2）需要标题（按普通公文版头）
2、正文（一般分两部分）
（1）会议概况
时间、主持人、第几次、出席人、列席人（职务、姓名）
（2）会议议定事项
分条写出会议议定事项
（七）写作要求
1、正确客观地写出会议的实际情况，反映出与会者的意见
2、抓住会议主要解决的问题，突出会议的重点
3、结构清楚，文字精炼，用语准确，概括性强，有条理性
4、注意格式规范
十一、函
（一）适用范围（无隶属关系机关之间）
1、商洽工作
2、询问或答复问题
3、请求批准或审批
（二）种类
1、商冾函
2、询问函
3、答复函
4、请求批准函
（三）写作要求
1、格式要规范
2、语气要谦和
例文：
                                                               ××大学人事处关于洽商
                                                             ×××同志调动工作事宜的函
      ×××制造厂人事处：
     我校××系××教研室副主任×××同志，19××年从××工学院××专业本科毕业，分配到我校任 教师以来，工作认真负责，教学科研都取得了显著成绩，于 19××年被聘为讲师。
     该同志仅单身一人在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻×××同志在贵厂工 作。不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲，下有不满周岁的儿子需要照顾。根据该同 志多次申请，经我校领导研究，为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难，我校同意该同志所提出的调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽，并请尽快函复。若贵 厂同意考虑×××同志的这一要求，接到你们的复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。
                                                                                                         ××大学人事处（印）
                                                                                                         一九××年×月×日
       按所供材料作文：
      ××成人大学校内施工（建教师住房），需砍伐大白杨树 5 棵。特向××成人大学所在地的××
街道办事处绿化办公室申请批准砍伐。请代××成人大学向××街道办事处绿化办公室撰写此文。
（300 字左右）
参考例文：
                                                        ××成人大学关于校内施工
                                                    需砍伐 5 棵白杨树的请求批准函
    ××街道办事处绿化办公室：
    为解决我校教师住房问题，经有关部门批准，我校拟在校区内东侧空地上，修建一幢 8 层楼的教师宿舍。为使所建楼舍不破坏学校的整体布局和校园绿化，建筑设计施工单位和我 校有关部门曾多次勘测，但在建房区内仍有 5 棵零星的大白杨树需要砍伐，才不致影响建房 施工。经校委会研究，决定按有关森林保护法规，向贵办提出批准砍伐施工区内这 5 棵大白 杨树的申请，请求批准砍伐这 5 棵白杨树。我们拟在新宿舍楼建成后，在新楼的东西两侧补 种 10 棵白杨树。
    当否，请批准。
                                                                                                     ××成人大学（印）
                                                                                                       二 O××年×月×日
十二、简报
（一）作用
1、向上级机关反映和汇报情况
2、向下级机关推广经验、指导工作
3、同级机关相互沟通和交流情况
（二）分类
1、按性质分：综合性简报和专题性简报
2、按发送对象分：上行简报、下行简报、平行简报
3、按内容分：情况简报、会议简报、经验简报等
（三）格式和写法
1、报头
（1）简报名称
（2）期数
（3）编写单位
（4）印发日期
（5）秘密等级
（6）编号
2、报身
（1）按语
     1）提示性按语
     2）评价性按语
     3）批示性按语
（2）标题
     1）单标题
     《有关人士对明年宏观调控的建议》、《研讨式教学的初步尝试》、《经济工作一定要实事
求是》
      2）双标题
      《巩固成绩再创新水平——××橡胶公司召开第六次“质量月”小结表彰大会》
      3）简报标题的要求
准确、简洁、新颖、醒目
（3）正文（开头、主体、结语）
      1）开头
一是概述式
二是提问式
三是按语式
2）主体
一是按事情发展顺序叙述
二是按事理分类写
三是编排有关片段
3）结束语（可有可无）
画龙点睛地提示意义和发展趋势
3、报尾
       在报文下方的两条平行横隔线内，写明发送范围，如“报”、“送”、“发”，并可在后一条
横隔线下方右侧标明印发份数。
例文：
                                                                          财政情况
                                                                          第×期
                                                山东省财政厅办公室编 1999 年 4 月 22 日
                                                       猪肉价格下跌政府调控力度亟待加强
    今年以来，受多种因素影响，我省生猪、仔猪市场价格在去年较低价格的基础上继续下 跌。目前，生猪和仔猪价格已下跌至 6 年来最低价。据调查，3 月份全省平均生猪购价为每 公斤 4. 72 元，同比下降 34.4%，个别地区甚至每公斤不到 4 元；仔猪平均成交价每公斤 4.58 元，同比下降 51.6%，个别地方地区甚至降到每公斤不足 2 元。养猪无利或赔本，严重挫伤 了养猪户的积极性，出现了宰杀母猪的现象。
    生猪市场波动的原因主要有以下几点：一是宏观调控不力，生猪盲目发展。近几年来， 由于市场粮价徘徊不前，为发展生猪创造了有利条件。但各级政府只注意抓生猪生产，盲目 上规模，不注意销售渠道的开拓，导致供大于求。二是城乡肉食消费结构发生变化，牛羊禽 肉产销量上升，替代品消费增加，猪肉消费下降。三是流通渠道不畅，销售、储存等流通环 节与生产规模脱节。四是生猪产销区界线淡化。近几年来，北京等大中城市生猪生产发展也 很快，传统上产销区界线逐渐模糊，相应地影响我省猪肉销量。五是东南亚经济危机导致出口停滞，转嫁了省内肉类商品出口压力，加上年后猪肉销售处于淡季，市场肉食供应量相对 膨胀。
     对生猪市场的波动，政府应给予足够重视。一是各级政府应当采取有效措施，加强宏观 调控，抑制生产中的盲目性。市场经注条件下，销售决定生产，要通过加强产销环节的衔接， 以市场销售的规模最终决定生产规模。二是抓住有利时机，改良品种结构，发展瘦肉型猪生 产。三是通过完善生猪定点屠宰，尤其是规模化工厂化屠宰，稳定生猪产销。四是理顺流通 渠道，加强与规模生产相适应的肉品、活猪批发市场建设，将批发市场的建设纳入法制化轨 道。着力培养一批骨干食品流通企业，实行规模化经营。五是进行猪肉储备，平衡供需，稳 定市场物价。根据市场现状，我们正着手动用省级副食品风险基金，省级储备猪肉 5000 吨。 这将有力地缓解生猪生产过剩的矛盾，带动产销各环节良性发展，稳定肉食市场。 （商贸处）
     发：财政部办公厅、省委、省人大、省政府办公厅，省人大财经委，市地财政局，本厅
各厅长、有关处。